Việc xác định quy mô của event đều phụ thuộc vào việc xác định ngân sách thực hiện sự kiện. Nếu muốn sự kiện được tổ chức tốt đẹp và đạt hiệu quả thì bắt buộc người tổ chức sự kiện cần phải có một bản kế hoạch dự trù ngân sách riêng. Vậy để dự trù ngân sách thì người tổ chức event cần phải làm gì? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết dưới đây.

Nắm bắt rõ những nội dung liên quan tới event

Việc nắm rõ nội dung, kế hoạch của sự kiện không những giúp bạn xác định những việc bạn cần làm ở sự kiện đó. Nếu như bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một số hạng mục quan trọng và kết quả là chúng ta không có ngân sách cho khoản này.

cong ty to chuc su kien tat nien

Lên kế hoạch chi tiêu chính xác

Việc này hỗ trợ bạn có thể xác định được số lượng, chất lượng và chi phí cần cho sự kiện. Tùy loại hình event và nội dung của nó mà chúng ta lên dự trù những hạng mục phù hợp cho sự kiện đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp thêm để lấy giá cho chính xác. Đối với các người mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong việc thực hiện event, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc vô vàn vất vả bởi gì bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi thứ hàng hóa dịch vụ, tuy nhiên theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ dễ dàng hơn bởi những event thường tương tự nhau ở một vài hạng mục.

Tham khảo ý kiến từ các người đi trước

Bạn hãy thử đưa những người có kinh nghiệm tổ chức event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Cũng bởi lẽ sự thiếu kinh nghiệm về sự kiện của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp cho loại hàng hóa, dịch vụ đó. Có thể có các sự kiện mà người chủ thường đưa ra cho chúng ta một ngưỡng giới hạn về ngân sách.

tổ chức lễ khai trương

Người ta có câu "Liệu cơm gắp mắm", nếu ngân sách dự toán thiếu hụt thì chúng ta phải kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với event, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán. Một sự kiện có thể sẽ phát sinh các điều chúng ta không lường trước được chính tại vì thế cần phải có sự tính toán cho từng event.